Campagnes Callbot

Le module de campagnes d’appel sortant Callbot du BMS permet d’automatiser et de piloter des campagnes d’appels téléphoniques sortants, grâce à un callbot capable de dialoguer avec les destinataires selon des scénarios personnalisés. Cette fonctionnalité offre un large éventail de possibilités pour organiser, suivre et analyser les campagnes, depuis la création de la campagne jusqu’à l’exploitation des résultats.

La documentation ci-dessous détaille l’ensemble des fonctionnalités liées aux campagnes d’appel sortant : création, configuration, gestion des contacts, suivi des performances, et exploitation des rapports.

Mise en place de la campagne

Création d’une nouvelle campagne

Pour créer une campagne d’appel sortant Callbot, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez au menu Intégrations > Campagnes Callbot.

1. Cliquez sur la modale Mes Campagnes pour initier la création d’une nouvelle campagne.

2. Une fenêtre de création s’affiche : renseignez le nom de la campagne souhaité, puis cliquez sur Créer.

1. La page de configuration des paramètres de la campagne s’ouvre automatiquement, vous permettant de poursuivre la personnalisation de votre campagne.

Présentation des différents composants

Paramètres

Paramètres généraux de la campagne

La section Paramètres généraux de la campagne permet de configurer les principaux réglages opérationnels de votre campagne d’appel sortant Callbot.

Les différents paramètres sont :

• Activer / désactiver la campagne

  • Permet de rendre la campagne active ou inactive.

• Choisir une instance Callbot

  • Sélectionne l’instance Callbot à utiliser pour la campagne. Les instances affichées correspondent à celles configurées dans le menu Canaux du BMS.

• Options d’appels :

  • Nombre d’appels simultanés autorisés : définit combien d’appels peuvent être passés en même temps par le Callbot (de 1 à 50).

  • Nombre d’appels maximum par contact : précise le nombre maximal de tentatives d’appel pour chaque contact (de 1 à 4).

  • Durée minimale entre deux appels pour un même contact : détermine le délai minimal avant de rappeler un contact après un premier échec (de 0 à 24 heures).

• Gestion des répondeurs

  • Active ou désactive la possibilité de laisser un message sur répondeur. Si cette option est activée, vous pouvez configurer une connaissance spécifique que le Callbot utilisera pour délivrer le message vocal. Il est important de valider la connaissance sélectionnée en cliquant sur la coche de validation. Pour supprimer la connaissance associée, il suffit de cliquer sur l’icône croix.

Correspondance entre fichier de contacts et variable Dydu

La section Correspondance entre fichier de contacts et variable Dydu permet d’associer les colonnes de votre fichier de contacts aux différentes variables exploitées par le Callbot lors de la campagne.

Il est obligatoire de définir la correspondance pour la variable Num_Tel, qui doit pointer vers la colonne du fichier contenant le numéro de téléphone du contact à appeler. Cette variable ne peut pas être supprimée, mais uniquement modifiée.

Vous pouvez ajouter autant de correspondances que nécessaire pour enrichir les informations transmises au Callbot.

Cependant, si une erreur se glisse dans le nom d’une colonne (colonne inexistante ou mal orthographiée), aucune erreur ne sera affichée : la donnée ne sera tout simplement pas prise en compte lors de l'ajout de contact.

Pour gérer les correspondances dans votre configuration, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter une correspondance ».

1. Indiquez le nom de la variable de conversation et le nom de la colonne dans le fichier ; les deux champs sont obligatoires.

1. Cliquez sur la coche pour valider l’ajout, ou sur la croix pour annuler l'ajout.

1. Pour modifier une correspondance existante, cliquez sur l’icône crayon puis éditez les champs souhaités.

2. Pour supprimer une correspondance, cliquez sur le bouton corbeille correspondant à la ligne à supprimer.

Calendrier d'appels

La gestion des inclusions et exclusions de dates permet de définir précisément les périodes pendant lesquelles la campagne d’appel sortant peut être active, ainsi que celles pendant lesquelles les appels ne doivent pas être passés. Grâce à cette fonctionnalité, il est possible de planifier finement l’activité du Callbot en spécifiant des créneaux autorisés ou interdits selon les besoins de la campagne (par exemple, en excluant les jours fériés ou en ciblant uniquement certaines plages horaires).

Pour définir une inclusion ou une exclusion dans votre campagne, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter une inclusion » ou « Ajouter une exclusion ». Le fonctionnement d’ajout est identique pour les deux options.

1. Choisissez si vous souhaitez inclure/exclure un jour de la semaine ou une date précise.

• Pour un jour de la semaine : sélectionnez le jour souhaité parmi les options proposées ; le dimanche est exclu par défaut pour respecter la réglementation.

• Pour une date précise : sélectionnez la date souhaitée directement dans le calendrier.

1. Indiquez les horaires sur lesquels cette inclusion ou exclusion doit s’appliquer.

1. Cliquez sur Enregistrer pour valider l’ajout, ou sur Supprimer cette règle pour annuler.

Les inclusions et exclusions ajoutées sont affichées dans un tableau récapitulatif. Ce tableau indique, pour chaque ligne, le jour de la semaine ou la date précise concernée, le type de règle (inclusion ou exclusion) sous forme de tag, ainsi que les horaires associés.

Pour supprimer une règle, il suffit de cliquer sur l’icône corbeille à droite de la ligne correspondante.

Règles de succès

Les règles de succès permettent de définir les conditions à remplir pour qu’une conversation, dans le cadre d’une campagne d’appel sortant, soit considérée comme réussie. Grâce à ces règles, il est possible de personnaliser précisément les critères de réussite selon les objectifs fixés pour chaque campagne.

Pour gérer les règles de succès dans votre campagne, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter une règle ».

2. Renseignez le nom de la condition (par exemple : callbot_call_duration_seconds).

3. Sélectionnez un opérateur de comparaison dans la liste proposée, puis saisissez la valeur souhaitée.

4. Cliquez sur la coche pour valider l’ajout, ou sur la croix pour annuler.

5. Pour modifier une règle existante, cliquez sur l’icône crayon. Pour supprimer une règle, cliquez sur l’icône corbeille correspondante.

Contacts

Import massif de contacts via un fichier

L’import massif permet d’ajouter plusieurs contacts à une campagne en une seule opération, à partir d’un fichier externe. Seuls les formats .csv, .xls et .xlsx sont acceptés.

Sans correspondance définie pour la colonne Num_Tel dans le tableau de correspondance, il sera impossible d’importer un fichier. Cette colonne doit obligatoirement pointer vers le numéro de téléphone de chaque contact.

Les autres variables renseignées dans le tableau de correspondance ne sont pas obligatoires : si elles ne figurent pas dans le fichier importé, elles seront simplement ignorées lors de l’import.

Pour importer le fichier de contact, il faut :

• Cliquez sur le bouton « Sélectionner le fichier à importer » et choisissez votre fichier au format .csv, .xls ou .xlsx.

• Une fois le fichier importé, le nombre de contacts ajoutés s’affiche à l’écran.

• Un bouton supplémentaire « Supprimer tous les contacts » apparaît alors.

Ajout de contacts via API : vous consommez l'API Dydu

Cette section permet d’ajouter un contact à une campagne par appel API. Un exemple de requête cURL est affiché dans l’interface ; complétez simplement les champs requis avant l’envoi.

Champs et éléments à renseigner :

• phoneLine (obligatoire) : le numéro de téléphone du contact à ajouter.

• content.inputVariables (optionnel) : les variables de conversation Dydu à associer au contact sous forme de paires clé/valeur (la clé est le nom de la variable Dydu, la valeur est son contenu pour ce contact).

• Token d’Authorization (obligatoire) : récupérez un jeton Bearer dans Préférences > API > Accès aux APIs, puis utilisez-le dans l’en-tête Authorization: Bearer <token>.

Cette API peut être appelée depuis un script pour ajouter automatiquement un grand nombre de contacts en se connectant à une base de données (ex. PostgreSQL) et en envoyant une requête par contact.

Suivi d'activité de la campgne

Statistiques générales de la campagne

La section Statistiques générales permet d’obtenir un aperçu rapide des principaux indicateurs de performance d’une campagne d’appel sortant :

• Nombre de contacts : total de contacts actuellement présents dans la configuration de la campagne.

• Nombre d’appels réalisés : total des appels passés par le Callbot dans le cadre de cette campagne.

• Taux de joignabilité : pourcentage obtenu en divisant le nombre d’appels décrochés par le nombre total d’appels réalisés.

Pour accéder à des indicateurs plus détaillés ou spécifiques, il est possible de créer un rapport personnalisé dans le menu Statistiques personnalisées > Configuration > Rapports.

Statistiques par contact

Cette section permet de consulter, pour chaque contact présent dans la configuration de la campagne, un ensemble d’informations détaillées sur les appels effectués.

Une barre de recherche est disponible pour retrouver rapidement un contact à partir de son numéro de téléphone (ce champ ne filtre pas sur d’autres données).

Pour chaque contact, les informations suivantes sont affichées :

• Nombre d’appels réalisés pour ce contact.

• Date du dernier appel passé à ce contact.

• Lien vers la dernière conversation de ce contact.

• Variables alimentées pendant la conversation, avec possibilité d’en voir davantage en cliquant sur le bouton « info ».

• Statut du contact, parmi les cinq possibles :

  • À appeler

  • Appel en cours

  • Appels après succès

  • Succès

  • Échec

Il est également possible d’exporter l’ensemble des contacts et leurs appels dans un fichier Excel en cliquant sur le bouton « Exporter contacts et appels (Excel) ».